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Votre check-list pour un déplacement réussi

4 octobre 2017 par Béatrice Smartelia

Les fréquents déplacements, tout professionnel ne peut s’en passer ! Lorsque vous travaillez pour votre compte, ces déplacements sont parfois indispensables afin d’agrandir votre réseau ou pour peaufiner la liste de vos contacts. Pour gagner du temps et pour une meilleure organisation. Il est donc primordial de bien préparer vos voyages. En effet, les préparatifs vous évitent d’être débordée avant votre départ et à votre retour. Pour cela, le dressage d’une checklist reste l’outil d’organisation le plus efficace.

Préparez votre déplacement en 5 étapes


Une fois votre voyage confirmé, il est essentiel que vous étudiez tous les paramètres relatifs à votre déplacement. C’est déjà un bon début pour la mise en place des actions à faire par la suite. Vous aurez ainsi une vue globale sur tout ce que vous devrez faire afin que votre voyage se déroule au mieux. Pour cela :


  • définissez clairement le cadre de votre déplacement, c’est-à-dire l’objet de votre déplacement et les objectifs que vous devrez atteindre
  • assurez-vous de connaître la durée exacte de votre déplacement
  • définissez le budget nécessaire à votre voyage
  • listez les tâches que vous aurez à faire une fois sur place
  • listez aussi les tâches que vous pourrez faire dans le train ou dans l’avion, ce sera un gagne-temps considérable

Organisez votre boulot

Avant de partir, assurez-vous que votre travail actuel soit en ordre. Pour cela, anticipez à l’avance les requêtes de vos clients et assurez la prestation de vos tâches quotidiennes. Vous partirez ainsi l’esprit tranquille en sachant que tout fonctionne comme il se doit en votre absence. Voici quelques points à prendre en compte :


  • listez vos tâches récurrentes et ponctuelles
  • prévenez vos collaborateurs et clients
  • ne prévoyez rien durant votre absence et décalez vos rendez-vous déjà prévus
  • inscrivez votre déplacement dans un agenda partagé

Préparez le voyage en soi

Cette étape est cruciale pour que votre voyage soit des plus agréables et ainsi, vous pourrez vous concentrer pleinement sur le coeur de votre voyage. Voici cependant une check-liste assez basique pour un voyage réussi

  • étudiez à l’avance le moyen de transport le plus approprié (avion, voiture, train…)
  • vérifiez vos billets et/ou tickets de réservations
  • déterminez le lieu où vous allez séjourner (chambre d’hôtel ou une de vos résidences secondaires ou autres)
  • faites votre valise plusieurs jours à l’avance pour ne rien oublier (prenez soins de différencier votre valise personnelle de votre valise professionnelle)
  • partez en avance pour éviter les retards et pour anticiper les aléas en cours de route
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Pendant votre voyage


Un déplacement ne doit pas signifier que vous allez vous détacher de toutes vos responsabilités. En effet, il est toujours préférable de garder un oeil sur les tâches que vous avez déléguées. De cette manière, vous serez toujours à l’affût des événements à votre retour.


  • programmez un call journalier ou hebdomadaire avec l’un vos collaborateurs pour que vous puissiez suivre le déroulement des tâches que vous avez déléguées
  • restez joignable par email ou via un numéro mobile en cas d’urgence

Sujets : assistant personnel

Béatrice Smartelia

Écrit par Béatrice Smartelia

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