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Zoom sur 5 solutions collaboratives

5 février 2018 par Béatrice Smartelia

Cela fait un bout de temps que vous essayez en vain d’adopter l’outil idéal pour collaborer avec vos partenaires professionnels. Vous en êtes toujours à vous questionner s’il n’y pas plus adapté à votre projet que celui que vous utilisez. Gagnez en productivité en adoptant l’outil collaboratif qui vous correspond le mieux.

Solutions collaboratives gestion de projets

Trello, collaborez avec un tableau flexible

Trello se démarque par sa flexibilité en matière d’organisation de « To do ». Inspiré de la méthode Kanban, la plateforme vous propose un ensemble de colonnes et de cartes accueillant toutes vos tâches.

Ses points forts :

  • Vous recevez moins de mails
  • C’est un outil efficace grâce à ses multi-options (filtrer, trier, classer)
  • La gestion de projet à distance est facilitée par une communication simple avec ses post-it ainsi que ses listes amovibles.
  • Vos projets sont disponibles partout dans le monde via le Web, ios et Android

Ses inconvénients :

  • La progression du projet s’avère moins visible
  • Dans le cas d’une fausse manipulation, vous risquez de perdre toutes vos données

Basecamp, la transparence avant tout !

Votre client est à cheval sur la gestion de temps ou peut-être l’êtes-vous encore plus ? Basecamp propose d’afficher clairement le temps alloué à une tâche. Quoi de mieux pour jouer la transparence avec le client !

Ses points forts :

  • La plateforme propose une messagerie invitant clients ou collaborateurs à interagir par commentaire ou message. Tout se fait donc en temps réel !
  • Avec une page pour chaque projet, toutes les informations concernant votre projet sont centralisées sur un même espace.
  • Elle avance des options de gestion et de remaniement des documents commun au sein même de sa plateforme.
  • Basecamp est autant accessible sur navigateurs Web (Google Chrome, Safari …), les applications bureau (Windows et macOS sur les mobiles grâce aux applications iOS et Android
  • Avec cet outil, il devient possible de partager des notes et des carnets de note ou même des idées avec toute personne, qu’elle utilise ou non Evernote
  • Vous pouvez enrichir les données liées à vos projets grâce au « web Clipper Evernote ». Ce dernier enregistre dans une note l’ensemble du contenu de vos pages web, vous donnant ainsi accès à ces pages à tout moment.
  • En parallèle, l’application favorise la numérisation de document encore sous format papier et la création de croquis.

Ses inconvénients :

  • Elle ne permet pas de créer des sous-tâches ni de gérer par catégorie au sein des projets.
  • La vue générale avec toutes les tâches en cours n’est pas disponible
  • La prise en main par les débutants s’avère difficile car la plateforme se présente de manière assez brouillonne

Evernote, l’avantage d’un carnet de note

Ses multiples fonctionnalités font d’Evernote un outil idéal tant pour vos projets personnels que vos projets d’équipe. Evernote présente un véritable carnet, disponible hors ligne, permettant de créer des listes, des rappels et de structurer les informations liées à vos projets.

Ses points forts :

Ses inconvénients :

La version gratuite d’Evernote est assez limitée :

  • Elle ne propose que 60 Mo d’espace en ligne
  • L’interaction se limite à deux appareils. Il devient donc difficile de communiquer à plusieurs sur un projet
  • Les carnets de note sont inaccessibles hors ligne

Asana, pour un partenariat facile et efficace

Vous préférez les outils simples à manipuler ? Asana offre à votre projet 3 volets clairement dédiés, vous permettant une vision claire de vos différents projets et tâches. Pour vous aider à lancer votre projet, cette dernière avance des templates préconçus. Un véritable guide pour les débutants !

Ses points forts :

  • Son système de messagerie propre offre la possibilité de configurer des notifications mail
  • Elle est disponible en application mobile pour iOS et Androïde
  • La plateforme est gratuite pour les projets allant jusqu’à 15 utilisateurs

Ses inconvénients :

  • Asana n’est pas accessible via les applications bureau
  • Son interface s’affiche uniquement en anglais

Propulse : l’intégralité de vos projets en une seule interface

Vous devez gérer plusieurs projets en parallèle, incluant plusieurs membres ? Propulse reste la solution la plus adaptée. Chez Propulse, une place importante a été accordée à la connaissance des membres du projet : l’espace membre met à disposition de chacun des carnets d’adresse, et des fiches favorisant la connaissance de votre collaborateur.

Ses points forts :

  • L’interface intègre en un seul panorama les 5 processus de la gestion de projet : le démarrage, la planification, l’exécution, le suivi et la finalisation
  • Outre les fonctionnalités interactives aidant à la mise en place du projet, une feuille de route récapitulant les lignes directrices du projet est fournie par Propulse.
  • Des statistiques vous renseignent sur l’avancement de votre projet.

Ses inconvénients :

  • Il s’agit d’une plateforme assez complexe d’utilisation. Elle ne convient donc pas aux débutants.
  • Elle nécessite une installation du type client-serveur

Ces accessoires numériques prouvent que vous ne pouvez pas tout faire par vous-même, certaines tâches nécessitent forcément votre implication et d’autres peuvent se passer de vous. Apprenez à déléguer ces dernières de manière à vous recentrer sur l’essentiel et ainsi optimiser votre temps si précieux.

Béatrice Smartelia

Écrit par Béatrice Smartelia