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Confiez la saisie de données à un opérateur à distance

10 mai 2016 par Tiana Raoilison

Confiez la saisie de données à un opérateur à distance

Un fichier xls à nettoyer ou à qualifier, des données à catégoriser, données à indexer, des données à extraire, des images à retoucher ou annoter, de la saisie de données papier à partir de documents papier, enrichir une base de données, collecter des contacts…

Dans cet article, nous allons vous présenter comment des opérateurs à distance procèdent pour traiter, gérer ou constituer une base de données (base de contacts prospects/fournisseurs, CVthèques …)

Les étapes de démarrage d’un partenariat d’externalisation :

  • Prise en connaissance des procédures : étant la première étape de la mission, elle repose sur la lecture et la prise en compte de la procédure. La demande est généralement au cas pas cas, mais les opérateurs à distance auront quand même besoin des informations nécessaires et indispensables pour pouvoir passer à l’étape suivante. Des informations à savoir l’objectif à atteindre (structure du livrable), la durée de l’exécution de la mission (timing) ainsi que la coordonnée de la personne à qui contacter en cas de besoin (contact rapide)
  • Analyse de la demande : cette phase consiste à comprendre généralement le but de l’opération et d’en faire un retour.
  • Un test : les opérateurs à distance font un essai sur un échantillon et transmettront ce dernier au client. Ce dernier leur communique ses observations et les nouvelles consignes. Ce test rapide est assez simple à mettre en place et permet d’ajuster la durée de traitement, en phase d’apprentissage. Bien entendu, en phase de croisière, la durée de traitement est naturellement moins longue.
  • Le démarrage officiel : après avoir reçu toutes les nouvelles consignes et fixer une nouvelle durée de traitement par « unité », les opérateurs peuvent démarrer la mission et un reporting (mis à jour en temps réel) sera naturellement envoyé, chaque semaine par le chef de projet

Sujets : Back-office et encodage

Tiana Raoilison

Écrit par Tiana Raoilison

Tiana RAOILISON General Manager de Smartelia