Blog

Les règles indispensables pour traiter optimalement vos emails

27 octobre 2017 par Béatrice Smartelia

Le classement des courriers électroniques est une tâche récurrente qui à la longue, peut paraître  banale et routinière. Cependant lorsque des centaines de courriers sont à traiter quotidiennement, il faut impérativement changer de stratégie.

Effectivement, trier et répondre aux emails peuvent considérablement freiner la productivité lorsque nous n’optons pas pas pour la meilleure méthode. Ainsi, il est plus approprié de choisir des méthodes simple, mais efficaces pour gérer les emails comme un vrai pro !

email-2151046_1920.png

Restez calme

Ce conseil paraît simple à dire, cependant lorsque nous sommes face à plusieurs pages d’emails non lus, la panique se fait rapidement sentir. Pour échapper à cet état de confusion, une grande respiration et quelques secondes les yeux fermés feront l’affaire.


Dans quel ordre ouvrir votre courrier ?   

Lorsque vous ouvrez votre messagerie, il sera plus méthodique de consulter et de traiter les emails en commençant par les plus anciens. Certains emails comportent des échéances ou urgences qui sont peut-être déjà dépassées ainsi, cette pratique est plus sûre pour éviter les mauvaises surprises.  


A quel moment consulter vos emails ?

C’est l’une des problématiques les plus complexes de la gestion des courriers. En effet, il est quasiment impossible de prévoir l’arrivée de chaque courrier dans votre boîte de réception. Pourtant, certains emails impliquent une action urgente.

La manière la plus simple pour pallier à ce problème est de vous accorder un laps de temps bien défini, plusieurs fois par jour pour consulter votre boîte mail. Cela peut prendre par exemple 30 minutes de traitement, quatre fois par jour. Vous éviterez ainsi les pertes de temps considérables à jeter un coup d’oeil à votre messagerie toutes les 5 minutes.  


Classez les emails de manière optimale

Il est impensable de traiter tous les emails de la même façon, chaque courrier possède son propre objet et ses propres expéditeurs. Pour cela, voici quelques astuces :


Séparez les emails personnels et professionnels

Cette pratique est certes très basique, cependant elle n’en n’est pas moins très efficace. Lorsque la vie personnelle commence à se mélanger à la vie professionnelle, ou vis versa, confusion et désordre sont assurés. Pour éviter cette situation, faites le tri de vos emails en fonction de leur objet, selon qu’ils soient destinés à vous personnellement ou dans le cadre professionnel.

Dans certains cas, opérer cette distinction n’est pas chose aisée, ainsi, l’utilisation de deux emails n’est pas à exclure. Cela pourrait considérablement vous faciliter la tâche.

 

Opérez un classement des emails selon le degré d’urgence

Cette méthode est vivement conseillée pour les personnes qui doivent traiter un nombre considérable d’emails au quotidien. Elle permettra de mettre de côté les courriers qui ne nécessitent pas une action immédiate, de celles qui impliquent une réponse dans les plus brefs délais. Pour cela, la méthode GTD est incontournable.

Le GTD ou Getting Things Done est une méthode qui consiste à se focaliser sur une tâche à la fois. Elle se base sur quelques distinctions :

  • Les tâches à faire immédiatement
  • Les tâches à faire dès que possible
  • Les tâches sans deadline
  • Les simples informations

Dans le classement des emails, ce genre d’organisation est faisable par le biais de libellés qui peuvent être renommés selon le degrés d’urgence ou le type d’action nécessaire.

Béatrice Smartelia

Écrit par Béatrice Smartelia